Tesis:
Diseño de un marco común entre metodologías de dirección de proyectos aplicado a proyectos de innovación en sectores tecnológicos e industriales
- Autor: SÁNCHEZ GALLEGO, Jaime
- Título: Diseño de un marco común entre metodologías de dirección de proyectos aplicado a proyectos de innovación en sectores tecnológicos e industriales
- Fecha: 2023
- Materia:
- Escuela: E.T.S. DE INGENIEROS INDUSTRIALES
- Departamentos: INGENIERIA DE ORGANIZACION, ADMINISTRACION DE EMPRESAS Y ESTADISTICA
- Acceso electrónico: https://oa.upm.es/78137/
- Director/a 1º: ORTIZ MARCOS, Isabel
- Director/a 2º: ROMERO RUIZ, José Javier
- Resumen: La presente investigación presenta una propuesta para facilitar la creación de un marco común para el desarrollo de proyectos entre empresas de diferentes tamaños, sectores y metodologías aplicadas en dirección de proyectos. Parte de la necesidad identificada en diversas organizaciones para poder colaborar en proyectos con otras que no comparten la misma metodología en dirección de proyectos y que, además, pueden provenir de diferentes sectores o tener unas dimensiones muy diferentes entre sí. Para ello, la investigación se ha divido en tres fases fundamentales, además de las conclusiones correspondientes a las mismas: marco teórico, desarrollo de la investigación y resultados.
En la primera fase, marco teórico, se ha realizado un análisis de la bibliografía existente centrada en dos áreas principales como son las metodologías en dirección de proyectos y la dirección de proyectos en organizaciones. Dentro del áreas de metodologías en dirección de proyectos se ha realizado un estudio de metodologías clásicas o en cascada, metodologías ágiles y metodologías híbridas, donde se han desarrollado de manera más profusa aquellas que son las principales a nivel internacional por su utilización, certificación y extensión de las organizaciones que las promueven (PMBoK® y SCRUM®). En lo relativo a la dirección de proyectos en organizaciones, se ha abordado el estudio teniendo en cuenta las características comunes de la dirección de proyectos en empresas de sectores tecnológicos o industriales donde se dan en la actualidad varios factores: el primero es el trabajo remoto, donde los equipos virtuales son una pieza clave de los proyectos de innovación a nivel internacional (ya sea promovido por grandes empresas o a través de consorcios entre empresas) y se ven afectados por las diferencias culturales y de comunicación; el segundo es la dirección de proyectos en grandes empresas o en grandes proyectos para identificar cuáles son los puntos en los que la colaboración con otras empresas o contratistas (ejecutores de paquetes de trabajo del proyecto) pueden suponer un problema no resuelto en la dirección de proyectos; por último, se ha estudiado cómo es la dirección de proyectos en pequeñas empresas y empresas de nueva creación abordando tanto el estudio de la implantación de las metodologías, como el estudio de la dirección de proyectos en organizaciones pequeñas, el papel de los subcontratistas en los proyectos y los mecanismos de selección de metodología en dirección de proyectos de estas empresas.
Como resultado de este análisis del marco teórico, se ha desarrollado la investigación para profundizar en cinco áreas que la bibliografía no resolvía en profundidad e ir evidenciando a través de los resultados las necesidades a cubrir en la creación de un marco común en dirección de proyectos, a saber: primero se ha investigado sobre la dirección de proyectos en equipos virtuales, como antecedente de las siguientes etapas de investigación, evidenciando la dificultad en la aplicación de metodologías en organizaciones internacionales; en segundo lugar se ha investigado la colaboración de startups con grandes empresas en proyectos de innovación y tecnología, para comprender la relación entre empresas de diferentes tamaños y cómo influye en la metodología dentro de las pequeñas empresas, lo cual es un aporte fundamental para comprender la hibridación de metodologías y concluir la necesidad de crear un marco común en dirección de proyectos; en tercer lugar se ha investigado en detalle los factores principales que influyen en la selección de metodología para la dirección de proyectos en cualquier tipo de empresas, de manera que se pueda entender el criterio de elección de metodología establecer así los criterios principales para la creación del marco común; en cuarto lugar se ha investigado la selección de la metodología en dirección de proyectos por parte de las pequeñas empresas de manera que se puedan obtener resultados particulares para la creación de un marco común en dirección de proyectos; y por último, se ha investigado acerca de la evaluación de la dirección de proyectos por parte de grandes empresas y organizaciones para iniciar colaboraciones con pequeñas empresas, lo que ha ayudado a comprender cómo un proceso y unas herramientas para establecer un marco común pueden ayudar a las grandes empresas en la evaluación de la dirección de proyectos en las pequeñas empresas.
El estudio de la dirección de proyectos en equipos virtuales ha sido un antecedente clave en el desarrollo de la investigación, ya que ha mostrado las carencias en la planificación dentro de organizaciones no tradicionales que evidencia las carencias en la implantación de una metodología. Se ha centrado en el estudio del impacto de los equipos virtuales dentro de la planificación de proyectos en cascada mediante la realización de un análisis cualitativo de datos utilizando lógica difusa (fsQCA) y partiendo de una serie de preguntas realizadas a profesionales involucrados en la dirección de proyectos; en este sentido, se analizan las principales áreas de conocimiento y los procesos de cada una de ellas en la dirección de proyectos industriales y multinacionales, donde los equipos no trabajan en la misma localización, concluyendo como resultado principal que los procesos de gestión de alcance relativos a la recolección de requisitos, así como aquellos relativos a la definición de alcance para la redacción del plan de proyecto no se realizan de manera adecuada. Dado que se había identificado que la implantación de metodologías en dirección de proyectos no era adecuada en organizaciones con equipos de diverso tipo, se decidió continuar con la parte de la investigación relativa a la colaboración de pequeñas empresas con grandes empresas en proyectos industriales y tecnológicos: para comprender cómo es la colaboración entre empresas y los problemas relacionados con la metodología en dirección de proyectos implantada, el estudio se realizó a través de unas jornadas de trabajo, entrevistas semiestructuradas y dos casos de estudio con empresas del sector aeroespacial, en particular sobre empresas incubadas mediante ayudas de la Agencia Espacial Europea (ESA-BIC) en centros de incubación de la Comunidad de Madrid (Madri+d); como principales conclusiones sobre la dirección de proyectos en este entorno se ha identificado que la metodología elegida está fuertemente influenciada por la utilizada en la gran empresa que contrata a las pequeñas y que las pequeñas empresas de nueva creación implantan metodologías híbridas en dirección de proyectos por falta de recursos y por entender que las metodologías ágiles se adecúan al tamaño de sus empresas.
Partiendo de los resultados anteriores, se realiza un estudio sobre los factores que pueden influir en la selección de metodología en dirección de proyectos con independencia del tamaño de la empresa, para lo que se han utilizado varias fuentes de datos agregados disponibles en internet sobre software para dirección de proyectos. Con estos datos, asumiendo que los usuarios de un software específico lo utilizaban como herramienta para dirigir proyectos en base a una metodología concreta, se ha podido analizar la influencia de diversos factores en la elección de metodología (industria, tamaño, capitalización, y localización) entre miles de empresas de todo el mundo. Como conclusión, se ha podido identificar que el factor determinante para la elección de software y por tanto de metodología es la industria en la que desarrolla la actividad, no siendo concluyentes los resultados para el resto de los factores. Tras ello, se ha decidido investigar en concreto la implantación de metodología en PYMEs y empresas de nueva creación (startups) para lo que se ha utilizado una base de datos de empresas analizadas por diversas empresas de capital riesgo y por empresas industriales que tiene una sección de inversión en innovación y capital riesgo. De todas ellas, se ha aislado 64 empresas de 4 continentes diferentes, de diversos sectores y se ha analizado cuáles son los factores decisivos para la implantación o selección de una metodología en dirección de proyectos; en base a dicho análisis de datos se ha podido concluir que el único factor que parece determinante es, de nuevo, la industria en la que desarrolla su actividad.
Para asegurar que la evaluación y la información de las pequeñas empresas analizadas era correcta y para comprender mejor la relación entre grandes y pequeñas empresas que han de colaborar en proyectos industriales innovadores o para el desarrollo de tecnología, se ha realizado una serie de entrevistas a expertos en el análisis de inversión o colaboración con pequeñas empresas. Con todos ellos se ha realizado al menos una entrevista en la que se ha tratado de identificar y aclarar cómo analizan las empresas de capital riesgo o las grandes empresas las destrezas en dirección de proyectos de las pequeñas empresas en las que invierten o con las que colaboran, así como la importancia de la dirección de proyectos en estas fases de evaluación. La principal conclusión que se puede extraer es que, en general, no se hace un análisis detallado de la madurez o la implantación de unos buenos procesos para la dirección de proyectos en las empresas evaluadas (ni en aquellas que basan su negocio en el desarrollo de proyectos). Tampoco se realizan auditorias de proyecto ni de gestión en materia de dirección de proyectos pese a que los expertos entrevistados confirman la utilidad y necesidad de auditar las capacidades en dirección de proyectos en aquellas pequeñas empresas que basen su éxito en un proyecto para el desarrollo de su primer producto o cuyo negocio se fundamente en el desarrollo de proyectos.
Por tanto, tras esta fase de desarrollo de la investigación, se puede concluir que la relación entre pequeñas y grandes empresas para colaborar en la dirección de proyectos no se ha analizado en detalle y que la solución por parte de las pequeñas empresas, por lo general, es la hibridación de proyectos, pese a que la selección de metodología viene influenciada principalmente por la industria a la que pertenece.
Dado que se ha identificado la necesidad de analizar la capacidad en dirección de proyectos en las pequeñas empresas y la obligación de colaborar en proyectos, se propone un proceso para la implementación de un marco común para la dirección de proyectos. Este marco común ha de ser útil para empresas cuya metodología sea diferente y que no hayan colaborado previamente o cuya colaboración no haya sido todo lo eficiente que se esperaba. En base a los resultados obtenidos durante el desarrollo de la investigación y la bibliografía analizada en el marco teórico, se ha realizado un proceso cuyas actividades se han definido en base a la comparación de procesos y herramientas en las dos principales metodologías de dirección de proyectos (PMBoK® y SCRUM®). Tras realizar el primer borrador, se ha seleccionado un grupo de 7 expertos que cumpliesen las siguientes características: formación formal en dirección de proyectos, experiencia en metodologías clásicas y ágiles, experiencia en proyectos internacionales y larga trayectoria profesional. Con ellos, se ha analizado, rectificado y mejorado el proceso mediante el uso del método Delphi y además se han corroborado algunas de las conclusiones obtenidas en la fase de desarrollo de la investigación. Como aportación final, añadida al proceso, las acciones y las herramientas para el establecimiento de un marco común, se ha propuesto un esquema de auditoría en dirección de proyectos basada en los factores de éxito en dirección de proyectos encontrados en la bibliografía, en lugar de centrarse en la implantación de una metodología específica como proponen los estándares para la medición de madurez en dirección de proyectos para organizaciones.
Por tanto, como resultado de esta investigación, se ha propuesto una serie de herramientas y un proceso para mejorar la dirección de los proyectos en los que sea obligatoria la colaboración entre empresas de diferentes tamaños y/o que apliquen diferentes metodologías en dirección de proyectos de tal manera que no sea necesaria la hibridación de metodologías que ha generado un gran número de nuevas metodologías en la última década.
ABSTRACT
This research presents a proposal to facilitate the creation of a common framework for the development of projects between companies of different sizes, sectors and methodologies applied in project management. It comes from the need identified in some organizations willing to collaborate on projects with other organizations that do not share the same methodology in project management and may also come from different sectors. The research has been divided into three fundamental phases in addition to the main conclusions: theoretical framework, research development and results.
In the first phase, theoretical framework, an analysis of the existing literature has been carried out focused on two main areas such as methodologies in project management and project management in organizations. Within the area of methodologies in project management, a study of classic or waterfall methodologies, agile methodologies and hybrid methodologies has been carried out, where those that are the main ones at the international level have been described more profusely due to their use, number of certified practitioners and extension of the organizations that promote them (PMBoK® and SCRUM®). Regarding project management in organizations, the study has been approached taking into account the common characteristics of project management in companies within technological or industrial sectors where several factors currently occur: the first is remote work, where virtual teams are a key piece of innovation projects at an international level (either promoted by large companies or through consortia between companies) and are affected by cultural and communication differences; the second is the management of projects within large companies or in large projects to identify which are the points in which collaboration with other companies or contractors (executors of project work packages) can be an unsolved problem in project management; finally, it has been studied how is the management of projects in small companies and startups addressing both the study of the implementation of methodologies of project management in small organizations where their role is to be set as subcontractors and the mechanisms of selection of methodology in project management of these companies.
As a result of this analysis of the theoretical framework, research has been developed to delve into five areas that the literature did not explain in depth and to show through the results the needs to be covered in the creation of a common framework in project management, namely: first it has been investigated on the management of projects in virtual teams, as a background to the following stages of research, evidencing the difficulty in the right application of methodologies inside international organizations; secondly, the collaboration of startups with large companies in innovation and technology projects has been investigated, to understand the relationship between companies of different sizes and how it influences the methodology within small companies, which is a fundamental contribution to understand the hybridization of methodologies and conclude the need to create a common framework in project management; thirdly, the main factors influencing the selection of methodology for project management in any type of company have been investigated in detail, so that the criterion for choosing a methodology can be understood, thus establishing the main criteria for the creation of the common framework; fourthly, the selection of project management methodology by small enterprises has been investigated so that particular results can be obtained for the establishment of the common framework; and finally, research has been carried out on the evaluation of project management by large companies and organizations to initiate collaborations with small companies, which has helped to understand how a process and tools to establish a common framework can help large companies in the evaluation of project management in small companies.
The study of project management in virtual teams has been a key antecedent in the development of research, since it has shown the shortcomings in planning within non-traditional organizations that evidences the roadblocks in the implementation of a methodology in project management. It has focused on the study about the impact of virtual teams within the planning of waterfall projects by performing a qualitative analysis of data using fuzzy logic (fsQCA) and based on a series of questions asked to professionals involved in project management; in this sense, the main areas of knowledge and the processes of each of them in the management of industrial and multinational projects are analyzed, where the teams do not work in the same location, concluding as a main result that the scope management processes related to the collection of requirements, as well as those related to the definition of scope for the drafting of the project plan are not carried out properly. Since it had been identified that the implementation of methodologies in project management was not appropriate in organizations with teams of various types, it was decided to continue with the part of the research related to the collaboration of small companies with large companies in industrial and technological projects to understand how is the collaboration between companies and the problems related to the methodology in project management implemented; the study was carried out through working days, semi-structured interviews and two case studies with companies in the aerospace sector, in particular on companies incubated through grants from the European Space Agency (ESA-BIC) in incubation centers of the Community of Madrid (Madri + d); as main conclusions on project management in this environment, it has been identified that the chosen methodology is strongly influenced by that used in large companies that hire small companies and that small start-ups implement hybrid methodologies in project management due to lack of resources and because they understand that agile methodologies adapt to the size of their companies.
Based on the above results, a study is carried out on the factors that can influence the selection of methodology in project management regardless of the size of the company, for which several sources of aggregated data available on the internet about software for project management have been used. With this data, if the users of a specific software used it as a tool to manage projects based on a specific methodology, it has been possible to analyze the influence of various factors in the choice of methodology (industry, size, capitalization, and location) among thousands of companies around the world. In conclusion, it has been possible to identify that the determining factor for the choice of software and therefore methodology is the industry in which it develops the activity, not being conclusive the results for the rest of the factors. After that, it has been decided to investigate the implementation of methodology in SMEs and start-ups for which a database of companies analyzed by various venture capital companies and by corporate venture department of industrial companies looking for innovation solutions or venture investment. Of all of them, 64 companies from 4 different continents, from different sectors, have been isolated and the decisive factors for the implementation or selection of a methodology in project management have been analyzed. Based on this data analysis, it has been possible to conclude that the only factor that seems decisive is, again, the industry in which it operates.
To ensure that the assessment and information of the small companies analyzed was correct and to better understand the relationship between large and small companies that must collaborate in innovative industrial projects or for the development of technology, a series of interviews has been carried out with experts in the analysis of investment or collaboration with small companies. At least one interview has been conducted with each one of them in which they have tried to identify and clarify how venture capital companies or large companies analyze the project management skills of the small companies in which they invest or with which they collaborate, as well as the importance of project management in these evaluation phases. The main conclusion that can be drawn is that, in general, there is no detailed analysis of maturity or the implementation of good processes for project management in the companies evaluated (or in those that base their business on the development of projects). Nor are project or management audits carried out in terms of project management even though the experts interviewed confirm the usefulness and need to audit the capabilities in project management in those small companies that base their success on a project for the development of their first product or whose business is based on the development of projects.
Therefore, after this phase of research development, it can be concluded that the relationship between small and large companies to collaborate in project management has not been analyzed in detail and that the solution selected by small companies, in general, is the hybridization of projects, although the selection of methodology is mainly influenced by the industry to which it belongs.
Since the need to analyze the capacity in project management in small companies and the obligation to collaborate in projects has been identified, a process for the implementation of a Common Framework for Project Management is proposed. This common framework should be useful for companies whose methodology is different and which have not previously collaborated or whose collaboration has not been as efficient as expected. Based on the results obtained during the development of the research and the bibliography analyzed in the theoretical framework, a process has been carried out whose activities have been defined based on the comparison of processes and tools in the two main project management methodologies (PMBoK® and SCRUM®). After making the first draft, a group of 7 experts has been selected who meet the following characteristics: formal training in project management, experience in classical and agile methodologies, experience in international projects and long professional career. With them, the process has been analyzed, rectified and improved using the Delphi method and some of the conclusions obtained in the development phase of the research have also been corroborated. As a final contribution, added to the process, actions and tools for the establishment of a common framework, a project management audit scheme has been proposed based on the success factors in project management found in the literature, instead of focusing on the implementation of a specific methodology as proposed by the standards for the measurement of maturity in project management for organizations.
Therefore, because of this research, a series of tools and a process have been proposed to improve the management of projects in which collaboration between companies of different sizes and / or that apply different methodologies in project management in without choosing hybridization of methodologies as solution but setting a Common Framework for Project Management and auditing the project management capabilities of the other company based on project success factors regardless the methodology.